Enkele jaren geleden werd ik, toen ik voor een grote olie- en gasmaatschappij werkte, belast met het aanbesteden van en onderhandelen over de contracten voor de ontwikkeling van oliebronnen voor een land in het Midden-Oosten. Het bedrijf waar ik voor werkte was verantwoordelijk voor de ontwikkeling van één van de grootste olievelden in het land namens de regering van het land. Dit maakte de onderhandelingen met onze leveranciers nog ingewikkelder, omdat elke strategie, onderhandeling en concessie vooraf moest worden goedgekeurd door onze klant, de overheid.

Met het toetreden tot The Gap Partnership en de blootstelling aan de verschillende methodologieën die we toepassen op onze adviesprojecten kon ik terugkijken op die ervaring en hoe ik de dingen anders zou doen, wetende wat ik nu weet. Belangrijke elementen van onze adviesprojecten, zoals er voor zorgen dat de doelstellingen duidelijk en op elkaar afgestemd zijn, en een goed stakeholdermanagement, kunnen het verschil maken in de uitkomst van de onderhandelingen.

Objectieve aanpassing

Na een lang en ingewikkeld aanbestedingsproces zijn we in onderhandeling gegaan met de technisch aanvaardbare laagste bieder. De onderhandelingsstrategie, de variabelen en mogelijke concessies moesten allemaal door de overheid worden goedgekeurd voordat we met onze leverancier in onderhandeling konden treden. Eén van de grootste uitdagingen waar we voor stonden was dat de overheid een andere doelstelling had dan wij, vooral gericht op het aantal te ontwikkelen oliebronnen in het kader van het contract; de overheid wilde zoveel mogelijk oliebronnen ontwikkelen, terwijl wij de omvang van de investering wilden beperken. Het was een cruciaal element dat met de overheid moest worden onderhandeld voordat we met onze leverancier in onderhandeling konden treden.

Terugkijkend waren er verschillende misverstanden tussen de klant en onszelf waardoor onze doelstellingen niet duidelijk op elkaar afgestemd waren en door de tijdsdruk zijn we met de leverancier in onderhandeling gegaan met onduidelijke doelstellingen en aanzienlijke misverstanden met onze eigen klant.

Stakeholder management

Bij de voorbereiding van de strategie en het bepalen van onze doelstelling hebben we de goedkeuring van de regering moeten vragen. Het werd al snel duidelijk dat zij aanzienlijk andere belangen en verwachtingen hadden dan wij. Ik herinner me een afspraak met de hoogste regeringsbeslisser die ons tijdens de vergadering notulen liet zien, waarbij collega's van onze organisatie betrokken waren die direct in tegenspraak waren met iets wat we zojuist als een feit hadden verklaard.  

Dit was een grote blootstelling, omdat het onze reputatie schaadde en omdat het een interne afwijking van de overheid liet zien. Het probleem was dat interacties tussen belanghebbenden bij de overheid en onze medewerkers op verschillende niveaus dagelijks voorkomen. De uitkomst van die bijeenkomst heeft ertoe geleid dat we een grote concessie met de overheid hebben moeten accepteren die ons aanzienlijk heeft geraakt.

We hebben onderschat hoe goed de stakeholders van de overheid in staat waren om alle informatie van alle verschillende afspraken te verzamelen en hoe goed ze in staat waren om deze informatie over te brengen aan hun hoogste leidinggevenden. Als we meer tijd hadden besteed aan het in kaart brengen van alle dagelijkse interacties tussen ons en onze overheidsklant en aan het intern afstemmen daarvan, dan hadden we die situatie en een onnodige concessie vermeden.

Dit onderstreept het belang van een goede interne afstemming op de doelstellingen en van een goed beheersplan voor de belanghebbenden. Dit is een belangrijk element in de ontwikkeling van strategische onderhandelingsplannen en is een gebied waar we veel tijd aan besteden tijdens onze consulting projecten. Tijdens dergelijke projecten identificeren we alle personen die met de andere partij communiceren, de invloed en de relatie die ze met de andere partij hebben. Vervolgens plannen we actief het niveau en de inhoud van de communicatie die nodig is om succesvol te zijn. Zodra dit is vastgelegd en duidelijk is geïdentificeerd, wordt de organisatie gebrieft en vind er afstemming plaatsom de problemen waarmee we te maken hadden te vermijden.

Het resultaat

De onderhandelingen met de leveranciers zijn gestart terwijl er nog sprake was van een verkeerde afstemming met de overheidsklant. Dit resulteerde in een langdurige onderhandeling die meer dan een jaar duurde, omdat onze klant niet akkoord ging met een overeenkomst die niet aan zijn eigen doelstellingen voldeed. Uiteindelijk, na 14 maanden onderhandelen over dit contract, werd het gegund. We moesten aanzienlijke concessies doen op het niveau van de omvang van de opdracht.

Als u meer over dit onderwerp wilt weten, kunt u hieronder ons Procurement: Is er een onderhandelgat? rapport downloaden