Tutti coloro che leggono queste pagine, ad eccezione dei più anziani, probabilmente considerano gli ultimi anni come quelli caratterizzati dalla maggiore incertezza mai sperimentata durante la vita professionale. Problemi globali senza precedenti hanno posto alle aziende sfide che pochi avevano affrontato prima d'ora. E nel breve periodo, i tempi di incertezza che attraversiamo non sembrano certo mostrare segni di miglioramento.

In tempi di crisi e incertezza, gli schemi consolidati associati alle relazioni d'affari vengono messi a dura prova. Ciò si avverte in particolar modo nelle negoziazioni commerciali in atto e nei conseguenti contratti che quindi offrono il modello per le relazioni d'affari successive.

Accordarsi su contratti che soddisfino le necessità di entrambe le parti è spesso un'impresa difficile anche in un contesto politico ed economico stabile. Allora cosa succede quando tale contesto inizia a destabilizzarsi? La creazione di valore nella negoziazione necessita soprattutto di certezza. Relativa stabilità nel cambio delle valute, inflazione bassa, distribuzione sicura e affidabile, trasparenza dei costi, sicurezza delle condizioni di lavoro e stabilità delle abitudini dei consumatori sono tutti elementi che consentiranno di attribuire un valore relativo alle questioni da negoziare. A tale scopo, questo costituisce la base per offrire, prendere e fare compromessi a fondamento della negoziazione, durante la quale entrambe le parti possono prevedere il valore da scambiare e, come elemento altrettanto importante, il valore che guadagneranno.

Una destabilizzazione dell'ambiente si ripercuoterà immediatamente sulla valutazione del valore portando all'incertezza. E tale incertezza porta al rischio.

Cosa possono fare le aziende quando affrontano l'incertezza e il rischio che ne consegue?

Condurre una pianificazione dettagliata dello scenario, quindi valutare e quantificare il rischio esistente. Attraverso una valutazione del rischio potenziale esistente potete prevederne il potenziale impatto. Se effettuate la valutazione, potete quantificare, qualificare, stabilire le priorità e prendere una decisione consapevole sulle modalità di gestione del rischio. Grazie alla pianificazione dello scenario e del rischio potete assumere il controllo della situazione. In questo modo potete identificare opzioni che vi consentono di mitigare il rischio, costruire piani di emergenza o persino servirvi del rischio come variabile negoziale.

Ottenere l'allineamento e gestire le aspettative. I tempi di incertezza possono comportare la necessità di modificare le precedenti aspettative in materia di prestazioni e risultati raggiunti. Gli obiettivi basati sulle prestazioni precedenti potrebbero non essere più un'adeguata misura delle prestazioni. Sarà necessario effettuare una nuova valutazione alla luce delle circostanze attuali. Questo potrebbe inevitabilmente determinare un impatto di ampia portata all'interno dell'azienda con conseguenze che potrebbero colpire molti. Rispetto a questo contesto, la gestione delle aspettative interne e dell'allineamento dietro gli obiettivi modificati sarà un fattore chiave, soprattutto se questi elementi hanno conseguenze significative in termini temporali o finanziari.

Costruire relazioni d'affari più strette. Probabilmente questa è una riflessione sulla natura del mondo commerciale in cui vedremo ancora comportamenti egoistici al tavolo delle trattative, nonostante negli ultimi 40 o più anni le aziende di tutto il mondo abbiano continuato a parlare dei vantaggi associati alla costruzione di partnership strette. Durante i periodi di crisi e incertezza si sente la necessità di vere partnership. Valutare e mitigare i problemi può tornarvi più utile quando affrontate un rischio prevedibile, ma in periodi di incertezza è necessario superare anche i problemi imprevisti. Ed è in questi momenti che verifichiamo se esiste una vera partnership. Come indicazione, The Gap Partnership ha costantemente usato come parte della definizione di "vero partner" il concetto di interdipendenza tra le parti e una volontà di investire smisuratamente per risolvere i problemi.

Durante i periodi di crisi, e i conseguenti problemi imprevisti, voi (e i vostri partner commerciali) sarete disponibili a rinegoziare, rinviare o cambiare gli accordi contrattuali e sarete anche pronti a subire perdite finanziarie per mantenere la relazione d'affari?

Ad alcuni di voi che stanno leggendo, soprattutto a coloro che hanno riscontrato in passato un divario tra la retorica della partnership e le pratiche effettive dei soggetti coinvolti, questo può sembrare un sogno ambizioso. Occorre tuttavia ricordare che in periodi di incertezza, tutte le aziende possono essere colpite. Il rapporto di forza precedente (spesso consolidato) tra le parti può cambiare, e l'incertezza che affrontate può colpire le vostre controparti anche più duramente. L'opportunità di una relazione d'affari più aperta e affidabile è pressante come non mai.

Spostarsi tra pianificazione di breve e lungo periodo. I contratti commerciali e i cicli di pianificazione tendono ad essere ragionevolmente costanti all'interno del settore in cui operate. Le previsioni a lungo termine e la pianificazione di lungo periodo sono essenziali per la maggior parte delle aziende, senza queste sarà impossibile pianificare la crescita, il budget da investire e programmare un'azienda costantemente sana. Tuttavia, in tempi di incertezza questa operazione deve essere integrata da cicli di pianificazione a breve termine e dall'agilità di reagire rapidamente al panorama in trasformazione. Più una società è agile e reattiva, maggiori saranno le sua probabilità di adattamento. Gli obiettivi della negoziazione e le clausole all'interno del contratto devono riflettere questo. Un obiettivo che tenga insieme due società per una relazione d'affari interdipendente di lungo periodo potrebbe ancora vedere l'introduzione di rinegoziazioni di breve termine alla luce di circostanze che cambiano, problemi imprevisti o nuove opportunità.

Sviluppare una mentalità negoziale. I contratti negoziati dai team commerciali potrebbero comportare significative implicazioni interne. Come illustrato in precedenza, quando si affronta l'incertezza le rettifiche possono essere necessarie, sicuramente per quanto riguarda gli obiettivi di breve termine, e anche questo può avere un impatto che interessa tutta l'azienda. Con le dipendenze interne sarà vantaggioso se gli altri reparti, oltre a essere consapevoli delle implicazioni, evitano di disallinearsi involontariamente. Anche oggi probabilmente vediamo troppo spesso reparti isolati che lavorano sulla propria agenda. Sviluppare una mentalità di cultura negoziale in cui tutti i reparti sono consapevoli del supporto che possono fornire allo sforzo commerciale è ancora più importante in tempi di incertezza.

Incoraggiare creatività e innovazione. L'incertezza porta la paura dell'ignoto e alla naturale tendenza che si verifica durante i periodi difficili: attenersi alla normalità. Mantenere ciò che è comprovato e collaudato. Non discostarsi dalle prassi che ci hanno garantito il successo in passato. Purtroppo questo comportamento può peggiorare e non rettificare i problemi che si affrontano. Siate invece propositivi, cercate opportunità e soluzioni. Anche se creatività e innovazione sono solitamente associate ad altre funzioni aziendali, possono essere applicate alla negoziazione. Cercate modi più creativi per risolvere i problemi e costruire valore. Condividete più informazioni, esplorate le reciproche opportunità e mantenete la mente aperta alle idee della controparte. Forse è leggermente ironico, ma questo articolo incentrato sulla gestione del rischio in tempi di incertezza, ora lascia intendere che agire in questo modo comporterebbe l'assunzione di qualche rischio anche da parte vostra. Questo può significare essere più disponibili verso un partner, investire smisuratamente nella soluzione dei reciproci problemi, dimostrare una fiducia senza precedenti o essere pronti a valutare concetti mai considerati prima: comunque, la creatività e l'innovazione nella negoziazione comportano inevitabilmente l'assunzione di qualche rischio.

Sarebbe ingenuo pensare che esistono soluzioni semplici per affrontare i periodi di incertezza e i rischi che comportano. È stato anche sostenuto che la natura umana sia spesso predisposta a trattare il rischio in modo non adeguato. Il pregiudizio della normalità, una risposta cognitiva che porta le persone a negare o minimizzare i segnali di allarme, è un concetto ben noto che induce le persone a sottostimare l'impatto della crisi e, di conseguenza, a non adottare misure. Non sorprende che la storia sia costellata di persone che non hanno fatto abbastanza. Come suggerisce questo articolo, esiste un'alternativa. Essere propositivi, uscire dalla normalità ed essere pronti ad assumersi qualche rischio in prima persona.