L'utilisation de la technologie fait partie de la communication quotidienne à travers le monde depuis longtemps, mais maintenant, au lieu d'être un ajout facultatif, elle est devenue obligatoire. Les réunions ont été remplacées par des conférences virtuelles ; les conversations ont été remplacées par des courriels. Les relations ont changé en raison de cette nouvelle situation et pas seulement avec votre homologue mais aussi avec vos propres collègues internes.

N'oublions pas que 90% des négociations sont en cours de planification et qu'il est rare que vous fassiez cela seul. L'un des principaux pièges de la négociation est de ne pas parvenir à un alignement complet en interne avant de se lancer dans une stratégie. Toutes les recherches sur les équipes efficaces suggèrent que le principal moteur de la collaboration est la proximité.

Plus vous êtes proches physiquement les uns des autres, plus le degré de collaboration est élevé. Alors, comment nous adapter dans ce nouveau monde où nous planifions et exécutons des négociations dans l'isolement social ?

La négociation a changé. Si la psychologie, les tactiques et les stratégies de négociation en personne sont bien étudiées et pratiquées, les réponses aux questions soulevées par la négociation électronique sont encore floues et souvent contradictoires. Les recherches sur les négociations par courrier électronique sont principalement axées sur les théories de la "proximité" psychologique, d'une part, et de la richesse des médias et de l'information, d'autre part. Ces deux théories présentent deux problèmes principaux qui doivent être abordés :

1. Manque d'information (ou richesse de l'information)
2. Manque de repères sociaux (créant une ambiguïté dans la manière de se comporter).

Si le média le plus "riche" est classé comme une réunion en face à face - où le feedback est immédiat, les indices sociaux sont clairs, le langage corporel peut être lu et le ton de la voix peut être jugé - alors le texte et le courrier électronique sont les plus bas sur l'échelle de la "richesse".

La tenue de négociations en personne permet un haut niveau de perception et crée une "proximité" psychologique entre les deux parties. Cela permet de reconnaître en interne que la personne de l'autre côté de la table est en fait une personne ayant des besoins sociaux et met le négociateur dans une position où il peut l'identifier et appliquer un jugement approprié.

La tenue de négociations par voie électronique supprime cette "proximité" psychologique et peut réduire la partie à une simple entité. De nombreux indices sociaux sont filtrés et il devient très difficile de créer une relation significative avec la partie.

Des études ont montré que lors de négociations électroniques, les gens affichent souvent un comportement plus agressif par manque de repères sociaux.

Les informations ambiguës transmises par ce moyen sont plus susceptibles d'être interprétées comme négatives, et donc plus susceptibles de provoquer une réaction négative et un conflit.

En raison de la nature du courrier électronique, il permet à l'auteur de rédiger de longues réponses, peut-être obsédées par celles-ci - réécriture et relecture, et cela peut conduire à un engagement excessif envers sa propre position, ce qui rend plus difficile l'acceptation d'une concession commerciale. Le manque de capacité à mener rapidement des négociations en va-et-vient renforce encore cette ligne de conduite.

Cependant, la négociation électronique présente également des avantages. L'absence de repères sociaux, les contraintes de temps et la perception du pouvoir enlèvent toute pression au négociateur. Le négociateur peut ainsi explorer librement des idées, adapter sa stratégie, recueillir davantage d'informations en interne et proposer une approche beaucoup plus réfléchie pour sa prochaine contribution à la négociation.

Outre les effets sociaux, la négociation par courrier électronique et par messagerie encourage un niveau de réflexion plus élevé, atténuant les craintes de s'empêtrer dans les détails de l'accord - cependant, il s'agit souvent, de ce fait, d'un processus beaucoup plus lent et qui favorise la jonglerie avec plusieurs "négociations ouvertes" en même temps, sans début ni fin claire du dialogue.

Pouvoir prendre du recul et explorer librement des idées au sein de votre équipe peut souvent déboucher sur des moyens plus créatifs de trouver de la valeur, à condition de pouvoir relever les défis de la planification à distance.

L'utilisation de la communication électronique est un autre outil que le négociateur habile devrait avoir dans sa boîte à outils. Savoir quand il est approprié de s'éloigner de la boîte de réception et de lancer un appel vidéo en face à face, et vice versa, peut-être une méthode très efficace pour obtenir le résultat souhaité.

Il est important d'être consciemment compétent dans l'utilisation de ce moyen de communication lors de négociations - si l'établissement de relations est nécessaire et que le face à face n'est pas une option - il faut lancer une vidéoconférence. Si une solution plus stratégique et créative doit être trouvée, réfléchissez à la manière dont vous pouvez créer un forum de collaboration interne pour permettre une réflexion plus approfondie. Si vous négociez durement, alors que peu ou pas de relations sont nécessaires, pourquoi ne pas économiser sur les coûts et négocier par courriel ou par téléphone tout au long du processus ?

Le monde est en constante évolution alors que nous nous adaptons à cette nouvelle menace et à une nouvelle façon de travailler. Prendre le temps de planifier et d'identifier consciemment ce qui est approprié à la situation et ce qui ne l'est pas est la clé pour maximiser la valeur.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la négociation virtuelle, veuillez télécharger notre rapport détaillé ci-dessous.